Право подписи документов

Организация является поставщиком строительных материалов, на крупные объекты,покупатели юр. лица -строительные организации -ген.подрядчики, подрядчики, застройщики и тд. Столкнулись с такой ситуацией, что документ передачи товаров (УПД) со стороны покупателя в графе «товар получил» расписывается прораб, снабженец, либо менеджер и ставится печать организации. Можно ли принимать к учету такие упд и могут ли в последствии возникнуть вопросы (например в случае судебных разбирательств)., что подпись стоит не уполномоченного лица (т.е. не директора или глав.бух.)? Могут ли признать данную сделку недействительной? Возникает такая ситуация, когда возвращаешь упд заказчику снова на подпись, они говорят о том, что подписывают данные документы именно прорабы, снабженцы и тд, тот кто непосредственно принимает данный товар, несет за него ответственность и тд, что ген.дир. и глав бух данные документы подписывать не будут и тд. В данном случае необходимо запрашивать приказы и доверенности на право подписи? В графе «ответственный за правильность факта хоз.жизни» кто должен расписываться и обязательна ли там подпись со стороны заказчика?

Отвечает Александр Ермаченко, эксперт
Первичный документ должен быть подписан таким образом, чтобы можно было идентифицировать тех, кто его подписал (лиц, ответственных за оформление операции). То есть подписи в документе в обязательном порядке должны быть расшифрованы.

Это следует из части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Минфина России от 10 сентября 2013 г. № 07-01-06/37273.
Перечень сотрудников, имеющих право подписи первичных документов, может утвердить руководитель организации своим приказом.
Поставщик, передающий сопроводительные документы по продажам может потребовать копии документов, подтверждающих право подписи ответственных лиц. Покупатель обязан предоставить такой документе, если это предусмотрено договором. Если таких обязательств договор не содержит, то покупатель имеет право, но не обязан предоставить свои локальные документы на право передачи права подписи.

Таким образом, если документ подписывает ответственный сотрудник, а не руководитель организации, но это не делает сделку недействительной. Документы могут быть пописаны прорабами, снабженцами и менеджерами организации.

Обоснование

Из рекомендации Как организовать документооборот в бухгалтерии

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Подписи в документах

Кто может подписывать бухгалтерские документы в организациях

Все первичные документы составляйте при совершении операции (сделки, события). А если это невозможно – непосредственно после окончания операции (сделки, события). Ответственность за оформление несут сотрудники, которые подписали первичный документ.

Такие правила установлены статьей 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Перечень сотрудников, имеющих право подписи первичных документов, может утвердить руководитель организации своим приказом.

Вместе с тем, порядок подписания документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, регулируется, в частности, указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Положением Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П.

В любом случае первичный документ должен быть подписан таким образом, чтобы можно было идентифицировать тех, кто его подписал (лиц, ответственных за оформление операции). То есть подписи в документе в обязательном порядке должны быть расшифрованы.

Это следует из части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Минфина России от 10 сентября 2013 г. № 07-01-06/37273.

Кто должен подписывать первичку за главного бухгалтера, если учет ведет сторонний исполнитель. Организация не является малым/средним предприятием

Допустим, организация, которая не является малым (средним) предприятием, заключила договор со сторонним исполнителем об оказании услуг по ведению бухучета. Кто должен подписывать первичные документы за главного бухгалтера в таком случае?

Руководитель сам должен назначить перечень людей, которые имеют право подписывать первичные учетные документы (п. 14 Положения, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, информация Минфина России № ПЗ-10/2012). Это могут быть сотрудники организации (кассир, менеджер и т. д.), а также представители сторонней организации, которая ведет бухучет.

Право подписи банковских документов можно передать штатным сотрудникам, а также лицам, оказывающим услуги по ведению бухучета (п. 7.5 Инструкции Банка России от 30 мая 2014 г. № 153-И). Таким образом, в банковских документах помимо руководителя организации может расписываться сотрудник организации или руководитель сторонней организации, которая ведет учет.

При этом руководитель организации сам не может ставить подписи за главного бухгалтера. Дело в том, что, поскольку организация не является малым (средним) предприятием, руководитель не может принять ведение бухучета на себя. Данный вывод следует из части 3 статьи 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

В отличие от организаций индивидуальный предприниматель не может передавать право подписи первичных документов сторонним лицам. На это прямо указано в пункте 10 Порядка, утвержденного приказом от 13 августа 2002 г. Минфина России № 86н и МНС России № БГ-3-04/430.

Ситуация: может ли главный бухгалтер подписывать договоры, если он является учредителем организации

Да, может, но только в том случае, если у него есть доверенность на право подписи, выданная руководителем организации (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). В остальных случаях право подписи договоров от имени организации принадлежит руководителю (если иное не предусмотрено уставом организации) (п. 1 ст. 53 ГК РФ).

Ситуация: каким цветом чернил должны быть подписаны первичные документы, а также счета-фактуры

По общему правилу любым цветом, но к банковским документам установлены особые требования.

Законодательство не предъявляет требования к цвету чернил, которыми должны быть подписаны первичные документы, а также счета-фактуры. В пункте 2.8 Положения, утвержденного Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105 (применяется в части, не противоречащей действующему законодательству), сказано, что записи в первичных документах нужно делать чернилами, химическим карандашом или пастой шариковых ручек. Запрещается использовать для записи простой карандаш.

Исключение предусмотрено только для банковских документов. В пункте 1.7.2 Правил, утвержденных положением ЦБ РФ от 27 февраля 2017 № 579-П, указано, что каждый документ, предъявляемый в кредитную организацию на бумажном носителе, должен иметь подписи уполномоченных должностных лиц и оттиск печати и соответствовать заявленным образцам. При этом подписи на всех документах должны быть сделаны ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цветов.

Главбух советует: подписывайте первичные документы, а также счета-фактуры с использованием традиционных цветов чернил (черного, синего или фиолетового).

Дело в том, что при копировании первичных документов и счетов-фактур, заполненных с использованием чернил красного или зеленого цвета, указанные таким способом данные могут не отобразиться на копиях документов. Это может привести к негативным последствиям при представлении копий документов для налоговой проверки (см., например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14 февраля 2006 г. № А19-13900/05-43-Ф02-290/06-С1).

Ситуация: можно ли на первичных документах ставить факсимиле

Ставить факсимиле на документах можно в переписке с контрагентами. Для налогового учета такие документы не оправдывают расходы.

Использовать факсимиле можно, только если это предусмотрено законом или соглашением сторон (ч. 2 ст. 160 ГК РФ). Чтобы обмениваться с контрагентами документами с факсимиле, пропишите такую возможность в договоре. В локальном нормативном акте пропишите, как использовать факсимиле, на каких документах проставлять (ч. 11 ст. 21 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ).

Принять к вычету НДС и учесть расходы по налогу на прибыль на основе документа с факсимильной подписью не получится. Об этом – в письме Минфина России от 13 апреля 2015 № 03-03-06/20808.

Нельзя ставить факсимиле и на отчетности.

<…>

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ